1. Verantwortliche Stelle

Verantwortlich für die Datenverarbeitung auf dieser Website ist:

 

ApplicAid e.V.

Winterlindenweg 84, 22297 Hamburg

Telefon: 01577 403 53 32

E-Mail: info@applicaid.org

Website: www.applicaid.org

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Bei datenschutzrelevanten Anliegen wende dich bitte an: datenschutz@applicaid.org

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2. Grundsätze der Datenverarbeitung

Wir verarbeiten personenbezogene Daten nur, soweit dies für die Bereitstellung unserer Angebote erforderlich ist. Dabei halten wir uns an die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) sowie das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG).

Personenbezogene Daten sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen, z.B. Name, E-Mail-Adresse oder Nutzungsverhalten.

 

3. Datenverarbeitung auf unserer Website

3.1 Automatische Erfassung beim Websitebesuch

Beim Aufruf unserer Website werden automatisch technische Daten erfasst und in Server-Logfiles gespeichert:

• Browsertyp und -version

• Betriebssystem

• Referrer-URL

• IP-Adresse

• Datum und Uhrzeit des Zugriffs

 

Diese Daten dienen ausschließlich der technischen Bereitstellung der Website und der Abwehr von Angriffen. Eine Zuordnung zu einzelnen Personen findet nicht statt. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse).

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3.2 SSL-Verschlüsselung

Unsere Website nutzt SSL-Verschlüsselung (HTTPS) für die sichere Datenübertragung. Du erkennst dies am „https://" in der Adresszeile deines Browsers.

 

3.3 Cookies

Unsere Website verwendet Cookies – kleine Textdateien, die in deinem Browser gespeichert werden. Du kannst die Speicherung von Cookies in deinen Browsereinstellungen jederzeit deaktivieren. Beachte dabei, dass einige Funktionen der Website möglicherweise eingeschränkt werden.

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4. Registrierung & Angebote

4.1 Mentoring-Programm

Für die Anmeldung zum Mentoring-Programm erheben wir folgende Daten: Name, E-Mail-Adresse, Bildungsstand, angestrebtes Stipendium sowie Angaben zur Zielgruppenzugehörigkeit.

Bei den Angaben zur Zielgruppenzugehörigkeit handelt es sich teilweise um besondere Kategorien personenbezogener Daten gemäß Art. 9 DSGVO, darunter ggf. Angaben zu ethnischer Herkunft, Gesundheit oder sozioökonomischem Status. Diese Angaben erfolgen ausschließlich auf freiwilliger Basis per Selbstauskunft – eine Überprüfung findet nicht statt. Sie sind für die Prüfung der Teilnahmeberechtigung erforderlich und werden nicht an Mentor:innen weitergegeben.

Im Rahmen des Matchings geben wir ausschließlich Name, E-Mail-Adresse und das angestrebte Stipendium an die zugeteilte Mentor:in weiter – mit deiner ausdrücklichen Einwilligung.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a sowie Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO (Einwilligung).

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4.2 Stipendienberatung

Für die Vorbereitung des Beratungsgesprächs erheben wir Name, E-Mail-Adresse, Alter, Bildungsstand, Studienfach sowie Angaben zur Zielgruppenzugehörigkeit. Das Alter wird erhoben, da viele Stipendien Altersgrenzen haben. Die Angaben zur Zielgruppenzugehörigkeit erfolgen per Selbstauskunft auf freiwilliger Basis und werden nicht an Dritte weitergegeben.

Beratungsnotizen verbleiben intern beim Beratungsteam und werden nach zwei Jahren gelöscht.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a sowie Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO (Einwilligung).

 

4.3 Workshops

Für die Anmeldung zu Workshops erheben wir Name, E-Mail-Adresse sowie ggf. Angaben zur Zielgruppenzugehörigkeit per Selbstauskunft. Falls ein Workshop aufgezeichnet wird, holen wir hierfür eine separate ausdrückliche Einwilligung ein.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a sowie Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO (Einwilligung).

 

4.4 Newsletter

Du kannst unseren Newsletter abonnieren, um über Neuigkeiten und Angebote von ApplicAid informiert zu werden. Wir verwenden das Double-Opt-In-Verfahren: Nach der Anmeldung erhältst du eine Bestätigungs-E-Mail, um deine Anmeldung zu verifizieren.

Deine Nutzung des Newsletters wird erfasst (z.B. Öffnungs- und Klickraten) und zu statistischen sowie Personalisierungszwecken verwendet. Du kannst dich jederzeit über den Abmeldelink im Newsletter oder per E-Mail an info@applicaid.org abmelden.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung).

 

4.5 Kontaktaufnahme

Wenn du uns per E-Mail oder über ein Kontaktformular kontaktierst, speichern wir deine Angaben zur Bearbeitung deiner Anfrage. Die Daten werden nicht an Dritte weitergegeben.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse).

 

4.6 Bewerbungen

Bewerbungsunterlagen werden ausschließlich zur Abwicklung des Bewerbungsverfahrens genutzt. Bei einer Absage werden die Unterlagen nach zwei Monaten automatisch gelöscht, sofern keine anderen berechtigten Interessen entgegenstehen.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

 

5. Eingesetzte Tools & Dienstleister

Wir setzen verschiedene cloudbasierte Tools ein, um unsere Angebote bereitzustellen. Mit allen Dienstleistern, die personenbezogene Daten in unserem Auftrag verarbeiten, haben wir Auftragsverarbeitungsverträge gemäß Art. 28 DSGVO abgeschlossen.

 

5.1 Google Workspace (Gmail, Google Meet, Google Drive, Google Sheets, Google Forms, Google Calendar)

Wir nutzen Google Workspace für E-Mail-Kommunikation, Videokonferenzen, Dateiablage und Formulare. Anbieter: Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland. Server befinden sich teilweise in den USA; der Datentransfer erfolgt auf Basis des EU-US Data Privacy Framework. Datenschutzerklärung: policies.google.com/privacy

 

5.2 Google Analytics

Wir nutzen Google Analytics zur Analyse des Nutzungsverhaltens auf unserer Website. Die IP-Anonymisierung ist aktiviert, sodass keine vollständigen IP-Adressen gespeichert werden. Die Daten werden nach 14 Monaten automatisch gelöscht. Anbieter: Google Ireland Limited. Du kannst der Erfassung widersprechen unter: tools.google.com/dlpage/gaoptout

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

 

5.3 Zoom

Für Videokonferenzen, Beratungen und Workshops nutzen wir Zoom. Anbieter: Zoom Video Communications, Inc., 55 Almaden Blvd, San Jose, CA 95113, USA. Der Datentransfer erfolgt auf Basis des EU-US Data Privacy Framework. Datenschutzerklärung: zoom.us/privacy

 

5.4 Slack

Für die interne Teamkommunikation nutzen wir Slack. Anbieter: Slack Technologies, LLC, 500 Howard Street, San Francisco, CA 94105, USA. Der Datentransfer erfolgt auf Basis des EU-US Data Privacy Framework. Datenschutzerklärung: slack.com/privacy-policy

 

5.5 Calendly

Für die Terminbuchung bei Beratungen nutzen wir Calendly. Anbieter: Calendly LLC, 115 E Main St., Ste A1B, Buford, GA 30518, USA. Der Datentransfer erfolgt auf Basis des EU-US Data Privacy Framework. Datenschutzerklärung: calendly.com/privacy

 

5.6 Airtable

Als zentrale Datenbank für unser Mentoring-Programm, die Stipendienberatung und die Registrierungsdaten nutzen wir Airtable. Anbieter: Airtable, 155 5th Street, 6th Floor, San Francisco, CA 94103, USA. Der Datentransfer erfolgt auf Basis des EU-US Data Privacy Framework. Datenschutzerklärung: airtable.com/privacy

 

5.7 Zapier

Für die Automatisierung interner Prozesse nutzen wir Zapier. Anbieter: Zapier, Inc., 548 Market St. #62411, San Francisco, CA 94104, USA. Der Datentransfer erfolgt auf Basis des EU-US Data Privacy Framework. Datenschutzerklärung: zapier.com/privacy

 

5.8 Wix

Unsere Website wird über Wix betrieben, der auch die Newsletter-Funktion bereitstellt. Anbieter: Wix.com Ltd., 40 Namal Tel Aviv St., Tel Aviv 6350671, Israel. Datenschutzerklärung: support.wix.com/de/article/datenschutzrichtlinie-von-wix

 

5.9 Notion

Für die interne Organisation nutzen wir Notion. Dabei werden minimale Kontaktdaten interner Personen gespeichert. Anbieter: Notion Labs, Inc., 2300 Harrison St., San Francisco, CA 94110, USA. Der Datentransfer erfolgt auf Basis des EU-US Data Privacy Framework. Datenschutzerklärung: notion.so/privacy

 

5.10 Stripo

Für die Gestaltung von Mentoring-E-Mails nutzen wir Stripo. Dabei werden keine eigenen Personendaten durch Stripo verarbeitet. Datenschutzerklärung: stripo.email/privacy-policy

 

5.11 Qualtrics

Für wissenschaftliche Umfragen zur Programmevaluation nutzen wir Qualtrics. Die erhobenen Daten werden möglichst pseudonymisiert. Anbieter: Qualtrics, LLC, 333 W. River Park Drive, Provo, UT 84604, USA. Der Datentransfer erfolgt auf Basis von Standardvertragsklauseln. Datenschutzerklärung: qualtrics.com/privacy-statement

 

5.12 Betterplace.org

Für die Abwicklung von Spenden nutzen wir Betterplace.org. Anbieter: gut.org gAG, Schlesische Str. 26, 10997 Berlin. Datenschutzerklärung: betterplace.org/c/datenschutz

 

5.13 Podcaster.de

Unseren Podcast hosten wir über Podcaster.de. Anbieter: Podcaster UG, Deutschland. Datenschutzerklärung: podcaster.de/datenschutz

 

5.14 Wonderlink

Als Link-in-Bio-Tool in unserem Instagram-Profil nutzen wir Wonderlink. Es werden lediglich aggregierte Klickdaten erfasst, keine personenbezogenen Daten. Datenschutzerklärung: https://www.wonderlink.de/datenschutz

 

5.15 Bitly

Für Link-Tracking nutzen wir Bitly. Es werden aggregierte Klickdaten erfasst. Anbieter: Bitly, Inc., 139 5th Avenue, 5th Floor, New York, NY 10010, USA. Datenschutzerklärung: bitly.com/pages/privacy

 

5.16 Adobe (QR-Generator)

Für die Erstellung von QR-Codes nutzen wir den QR-Generator von Adobe. Es werden lediglich aggregierte Daten erfasst. Datenschutzerklärung: adobe.com/privacy

 

5.17 Social Media

Wir sind auf folgenden Plattformen präsent: Facebook, Instagram, TikTok, LinkedIn, YouTube und Discord. Beim Besuch unserer Profile gelten die jeweiligen Datenschutzbestimmungen der Plattformbetreiber. Wir haben keinen Einfluss auf die dort stattfindende Datenverarbeitung.

• Facebook & Instagram: Meta Platforms Ireland Ltd. – facebook.com/privacy

• TikTok: TikTok Technology Limited – tiktok.com/privacy

• LinkedIn: LinkedIn Ireland Unlimited Company – linkedin.com/legal/privacy-policy

• YouTube: Google Ireland Limited – policies.google.com/privacy

• Discord: Discord Inc. – discord.com/privacy

 

6. Speicherdauer

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie es für den jeweiligen Zweck erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen. Die konkreten Speicherdauern sind in unserem internen Löschkonzept geregelt. Spendenbezogene Daten werden gemäß steuerrechtlicher Vorschriften zehn Jahre aufbewahrt.

 

7. Deine Rechte

Du hast gegenüber ApplicAid e.V. folgende Rechte bezüglich deiner personenbezogenen Daten:

• Auskunft (Art. 15 DSGVO): Du kannst jederzeit Auskunft über die zu deiner Person gespeicherten Daten verlangen.

• Berichtigung (Art. 16 DSGVO): Du kannst die Berichtigung unrichtiger Daten verlangen.

• Löschung (Art. 17 DSGVO): Du kannst die Löschung deiner Daten verlangen, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

• Einschränkung (Art. 18 DSGVO): Du kannst die Einschränkung der Verarbeitung verlangen.

• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO): Du kannst deine Daten in einem maschinenlesbaren Format anfordern.

• Widerspruch (Art. 21 DSGVO): Du kannst der Verarbeitung deiner Daten widersprechen.

• Widerruf der Einwilligung (Art. 7 Abs. 3 DSGVO): Du kannst eine erteilte Einwilligung jederzeit ohne Nachteile widerrufen.

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Wir treffen keine automatisierten Entscheidungen einschließlich Profiling gemäß Art. 22 DSGVO.

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Anfragen richtest du an: datenschutz@applicaid.org. Wir bearbeiten deine Anfrage innerhalb von 30 Tagen.

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Du hast außerdem das Recht, Beschwerde bei der zuständigen Datenschutzbehörde einzulegen:

Hamburgischer Beauftragter für Datenschutz und Informationsfreiheit

Klosterwall 6 (Block C), 20095 Hamburg

E-Mail: mailbox@datenschutz.hamburg.de

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8. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung bei Änderungen unserer Angebote oder der Rechtslage anzupassen. Die jeweils aktuelle Version ist auf unserer Website abrufbar.

 

Stand der aktuellen Version: März 2026.

 

ApplicAid e.V. – Winterlindenweg 84, 22297 Hamburg – datenschutz@applicaid.org